TATA CARA PENGURUSAN KLAIM ASURANSI ANGKUTAN

 

TATA CARA PENGURUSAN KLAIM ASURANSI ANGKUTAN
A	Saat Nasabah menginformasikan adanya Kerugian :
	1	Berikan informasi yang menenangkan nasabah  bahwa
		- Klaimnya akan diurus dan dibantu dilaporkan ke Asuransi
		- Informasikan bahwa pengajuan klaim memerlukan adanya dokumen pendukung, akan segera di informasikan melalui Email
		- Jika Nasabah melaporkan Verbal, sampaikan bahwa mohon disusulkan laporannya melalui email agar tercatat
		- Informasikan ttg Deductible sesuai jenis cargo nya (general Cargo atu Alat Berat), jika polis menamin kerugiannya
		- Informasikan bahwa Barang yang rusak wajib disimpan/diamankan ke tempat yang aman dan dijaga agar tidak hilang, untuk keperluan Survey dan inspeksi pihak asuransi
		- Informasikan bahwa Tertanggung berkewajiban untuk melakukan tindakan emergency yang terbaik sesuai dalam jangkauannya untuk meminimalisir keruguian yang lebih besar.
		- Informasikan, jik a Asuransi  memberikan penggantian Unit, maka Barang yang Rusak (Barang Sisa/Salvage) akan diserahkan ke Asuransi sesuai Prinsip Subrogasi
		- Proses Internal DMJA, Melakukan Registrasi Pencatatan Klaim sesuai Keterangannya
	2	Kirim Informasi Dokumen Pendukung klaim yang diperlukann, yaitu :
		a. Formulir Klaim dari Asuransi terkait (Chubb yg sudah format PPT supaya mudah pengisian)
		b. Surat Tuntutan Ganti Rugi ke Asuransi (Format Word terlampir)
		c. Copy Sertiifikat Asuransi Cargo (Jika mungkin DMJA bantu copy nya)
		d.Copy Bukti Pembayaran Premi / Kontribusi
		e. Berita Acara atau Kronologis Kejadian
		f. Daftar Baarang yang mengalami kerusakan berikut Rincian Harga dan Total Nilai Kerugian
		g. Jika terkait Pelangaran Hukum spt kecurian/holang sampaikan Laporan Kepolisian dari Polsek Terdekat temnpat kejadian
		h. Copy Dokumen Shupment seperti B/L. AWB, Copy Invoice dan Packing List dan Surat Jalan
		i. Copy STNK Kendaraan, (KIR kendaraan jika perlu)  SIM dan KTP pengeudi yg masih berlaku
		j. Dokumen Estimasi Biaya Perbaikan, jika kerusakan perlu perbaikan, berikut dengan Analisa Teknisi dasar perbaikannya atau jika perlu penggantian unit
		k. Copy BAST (Berita Acara Serah Terima Barang), jika mungkin yang ada catatan dari penerima barang bahwa barang diterima dalam keadaan rusak/kurang
		l. Jika keruian disebabkan oleh Pihak Lain (Pihak Pelayaran) menyampaikan Copy Surat Tuntutan Gatirugi Ke Pelayaran terkait (Untuk Keperluan Subrogasi Asuransi
		m. Foto Kejadian dan barang yang rusak
		n. Sampaikan bahwa Klaim akan dilaporkan ke Asuransi, dan kemungkinan Pihak Asuransi akan meminta dokumen tambahan jika diperlukan, dan Survey Barang yang akan diinformasikan jadwalnya sesuai permintaan Asuransi
	3	Laporkan Ke Asuransi - Sebagai Laporan Pendahuluan
		a. Tentang Adanya Potensi Klaim dari Nasabah
		b. Contoh Format Laporan seperti terlampir, yang memuat :
		- Jenus Polis Asuransi Kerugian yang Klaim
		- Nama Tertanggung
		- Nomor Polis dan Nomor Sertifikat
		- Jenis Kerugian (Claim Particulars)
		- Tanggal Kejadian (Date Of Loss / DOL) Bisa TBA / Discovery
		- Lokasi Kejadian dan Lokasi Barang yg rusak saat ini
		- Estimasi Niali Kerugian (Bisa TBA)
		c. Untuk Claim Particulars, Contohnya sbb :
		- Kerusaqkan Barang Angkutan Karena …..(sebuktan Penyebabnya, namun jika belum diketaui sebabnya, Boleh tidak disebutkan, Hanya Kerusakan Barang Angkutan
		d. Mintakan Respon dari Asuransi atas Laporan klaim yang disampaikanm dan arahan lanjutan
		e. Sample Bentuk Laporan Terlampir (Format Email)
	4	Proses Lanjjutan
		a. Pastikan Tertanggung melengkapi Semua Dokumen yg diperlukan, kirim reminder setiap 2 x 24 Jam, untuk mempercepat proses klaim
		b. Pastikan Asurnasi Merespon Jawaban maksimal 2x24 Jam
		c. Jika tertanggung sudah melengkapi dokumen, periksa semua dokumen, jika sudah cukup kirim Dokumen Ke asuransi  2x 24 Jam
		d. Jika Asuransi merespon email, sampaikan ke tertanggung permintaan daripihak asuransi Maksimal 2x 24 jam
		e. Pada setiap Tahapan, harus menerima feed back Maksimal 2 x 24 Jam, kirim reminder ke pihak terkait jika belum ada laju progress
		f. Jika Dokumen Sudah lengkap, dan Asurnasi Perlu waktu melakukan Review, biasanya diperlukan waktu 1 Minggu dan  Maksimal 2 Minggu, setelah 2 Minggu DMJA wajib menanyakan dengan mengirimkan REMINDER1, 2 dan 3, dengan masing tenggang waktu 2 x 24 Jam
		g. Proses Internal - DMJA Melakukan pencatatan pada registrasi Klaim setiap Proses tahapan Perkembangan klaim
	5	Proses Settlement
		a. Asuransi akan menyampaikan SPGR (Surat Penawaran Ganti Rugi) atas klaim yang diajukan
		b. DMJA, periksa SPGR dan perhatikan Bagian yang diganti/tidak/disesuaikan jumlahnya dan fahami dasarnya
		c. DMJA Perhatikan Syarat Dokumen yang perlu disampaikan untuk mendapatkan Pembayaran Ganti Rugi, serta apakah ada  Syarat Salvage ditarik oleh perusahaan Asuransi
		d. Sampaikan SPGR ke pihak Tertanggung, dan jelaskan Syarat mendapatkan pembayaran ganti rugi dan jika diperlukan Dasar Pertimbangan Ganti Rugi (Ataupun Jika Panolakan Ganti Rugi. Termasuk dasarnya)
		e. Jika diperlukan oleh Tertanggung yang tidak menerima jika klaim di tolak, berikan Rekomendasi terbaik yang bisa dilakukan, misalnya berikan dokumen bukti lain yang mendukung argumentasi debatnya, atau paling akhir bisa mengajukan Penyelesaian Klaim dengan pengajuan EX-GRATIA (Jika Mungkin), atau Compromise Settlement (Jika Nilai Klaim tidak sesuai harapan mengajukan kenaikan Nilai sebagai Penawaran disertakan dengan alasannya)
		f. Jika semua syarat Dokumen dan salvage sudah terpenuhi, Maka Pembayaran klaim (jika dibayar) akan dilakukan Paling lambat 30 hari setelah Dokumen Persetujjuan beserta kelengkapannya yang Asli diterima oleh penanggung
		g. DMJA Membantu mengkoordinasikan penarikan Salvage oleh Pihak Asuransi kepada pihak tertanggung
	6	Klaim Selesai - DMJA Update Data Laporan Pencatatan klaim lengkap